31 grudnia 2016 roku, po trzech owocnych latach współpracy, kończy się umowa Stowarzyszenia na Rzecz Rozwoju i Pomocy „Q Zmianom” z m.st. Warszawa na rozwijanie bazy monitorującej. Od 1 stycznia 2017 roku system będzie zarządzany przez Centrum Wspierania Rodzin „Rodzinna Warszawa”.
Założenia systemu
Baza Monitorująca to platforma internetowa zaprojektowana z inicjatywy Miasta Stołecznego Warszawy, żeby wesprzeć organizacje i placówki wsparcia dziennego w koordynacji projektów społecznych. System ułatwia dokumentowanie, sprawozdawczość, kontrolę i monitoring prowadzonych działań. Struktura bazy, a także zbierane i przetwarzane przez nią dane, są zgodne z najnowszą miejską polityką ewaluacyjną.
Początki Bazy
Pierwsza pilotażowa wersja bazy powstała w związku rozwojem lokalnych systemów wsparcia, czyli specjalnych stref dziecięcych, które zostały objęte miejskim programem rewitalizacji. Prototyp systemu, na potrzeby konsorcjum BAZA działającego na Pradze-Północ, stworzył jego lider – Stowarzyszenie QZmianom.
W ciągu kilku lat program LSW rozrastał się. W aż siedmiu dzielnicach stolicy powołano konsorcja, każde składające się z kilku organizacji partnerskich, które wspólnie ze szkołami i dzielnicowymi instytucjami działały na rzecz poprawy wyników szkolnych, frekwencji oraz reintegracji społecznej dzieci. Nowatorska formuła wprowadzanych od 2013 r. projektów wymagała jednak nowych procedur. Priorytetem stały się szybka i precyzyjna wymiana informacji między wszystkimi partnerami oraz ujednolicone zasady sprawozdawania działań. Wprowadzenie bazy monitorującej, która automatyzowała wiele z tych czynności, np. generując raporty i statystyki z wprowadzonych danych, znacznie ułatwiło proces rozliczania projektów.
Baza dla Placówek Wsparcie Dziennego
Sukces bazy w projektach konsorcjalnych pokazał, że jest to narzędzie użyteczne również dla placówek wsparcia dziennego. Centrum Wspierania Rodzin Rodzinna Warszawa przypadła rola pioniera i testera. Nowy moduł, którym testujemy w Ogniskach w całej Warszawie od września 2015 r. został przez nas zmodyfikowany i dostosowany do specyfiki pracy w placówce wsparcia dziennego. Po okresie przejściowym od września 2016 roku dzięki bazie CWR RW ograniczyło znacząco dokumentację papierową. Większość dokumentacji pedagogicznej takiej np. jak dziennik obecności na zajęciach, system motywacyjny czy udział w projektach prowadzona jest obecnie w wersji elektronicznej.
Zmiany od 2017
Od stycznia 2017 roku, w imieniu m. st. Warszawy, Centrum Wspierania Rodzin „Rodzinna Warszawa” przejmuje prowadzenie bazy monitorującej. Wiąże się to faktem, że 31 grudnia br. wygasa umowa konkursowa ze Stowarzyszeniem QZmianom na prowadzenie systemu.
Kilka lat użytkowania bazy monitorującej pokazało, że chociaż system cały czas wymaga udoskonalania, to jednak narzędzie monitorowania i ewaluacji rezultatów projektów społecznych jest Warszawie (i nie tylko) bardzo potrzebne. Dlatego też od nowego roku CWR RW otrzymało zadanie pracy nad dalszym rozwijaniem bazy, a także stworzenia nowego i funkcjonalnego narzędzia ewaluacyjnego. Planowane prace nad systemem mają trwać 2 lata. Do czasu przygotowania nowszych wersji systemu baza będzie działała na dotychczasowych zasadach.
Bezpieczeństwo danych osobowych
Baza jest systemem spełniającym wszystkie wymogi i kryteria GIODO dotyczące bezpieczeństwa danych. Wszelkie podjęte w tym względzie zobowiązania i zabezpieczenia zostaną podtrzymane, a w przyszłości CWR RW będzie wręcz pracowało nad wrażaniem kolejnych technologii i usprawnień, aby baza posiadała zawsze aktualnie najlepsze istniejące na rynku zabezpieczenia.
Dane przetwarzane będą na identycznych zasadach jak dotychczas – Biuro Pomocy i Projektów Społecznych oraz inne jednostki miejskie będą miały dostęp tylko do danych statystycznych i ogólnych raportów realizacji projektów.
Pomoc i wsparcie techniczne
Wszelkie funkcjonalności i rozwiązania istniejące dotychczas w systemie w ramach konsorcjów LSW dla różnych grup wiekowych będą działały w trybie ciągłym. Przez styczeń – zwłaszcza w newralgicznym okresie dla rozliczenia sprawozdań cząstkowych i całościowych za rok 2016 – wszystko pozostanie bez zmian. W sprawie bieżących problemów technicznych zapytania i prośby mogą Państwo kierować dalej poprzez dział „Pomoc” w bazie oraz kontaktując się z administratorem systemu Sebastianem Trzeciakiem.
Informacji o tym, jak kwestia zostanie rozwiązania w kolejnych miesiącach pojawią się u nas na stronie. Prosimy sprawdzać, a w razie wątpliwości kontaktować się bezpośrednio z osobą odpowiedzialną za merytoryczne zarządzanie bazą w naszej Instytucji.
Kontakt w sprawie zmian:
Agata Koczowska, telefon: +48 695 289 815, mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.